插入工具

OFFICEAGENT 页签的“插入”组提供 11 项工具，用于批量插图、插入可更新信息和模板字段、生成复选框或编码，以及建立题注和交叉引用。大多数命令会在当前光标位置写入内容；文本框、题注等命令要求先选中适合的对象。

图片占位｜GUIDE-INSERT-01

• 内容：OFFICEAGENT 页签中的“插入”组
• 建议标注：图片、文档信息、模板字段、复选框、二维码/条形码、题注/交叉引用
• 状态：待产品经理补充

使用前准备

1. 保存文档，并把光标放到目标位置。
2. 如果命令处理已有内容，先选中文字、图片、表格、公式或文本框。
3. 开启“显示/隐藏编辑标记”可以更容易判断段落、分页符和插入位置。
4. 批量插入前先创建文档快照；完成后用 Ctrl+Z 可尝试整体撤销本次插入。

工具详解

多张图片

作用与范围： 一次选择多张图片或一个文件夹中的图片，按指定顺序插入当前文档。可选择是否包含子文件夹，并设置题注、环绕、尺寸、每页数量、间距和分页。

操作步骤：

1. 把光标放到图片开始插入的位置，选择“多张图片”。
2. 使用“添加文件”或“添加文件夹”导入图片；按需要决定是否包含子文件夹。
3. 通过拖动、上下移动或排序调整图片顺序。
4. 选择题注规则：无、文件名、文件名加序号，或自定义前缀加序号。
5. 选择版式：嵌入型更稳定，四周型适合文字环绕。
6. 选择原始大小、适合页面或推荐尺寸，并设置每页 1、2、4 张或固定宽度。
7. 检查间距和分页选项后确认插入。

结果与撤销： 图片从光标处按列表顺序插入。完成后检查方向、清晰度、页序和题注；图片很多时不要重复点击。版式不合适可立即按 Ctrl+Z 后调整参数重插。

图片占位｜GUIDE-INSERT-02

• 内容：“多张图片”窗口
• 建议标注：图片列表、排序、题注、环绕、尺寸、每页数量
• 状态：待产品经理补充

插入文档信息

作用与范围： 插入可随文档属性更新的 Word 字段，包括文件路径、作者、标题、创建日期和保存日期。位置可选当前光标，以及页眉或页脚的左、中、右区域。

操作步骤：

1. 选择“插入文档信息”。
2. 选择信息类型。
3. 选择插入位置；使用“当前光标”时，先确认光标位置。
4. 确认插入。
5. 文档属性变化后，在 Word 中更新域以刷新显示。

结果与撤销： 结果是 Word 字段，不是固定文字。发送定稿前检查字段显示；若文件路径可能暴露内部目录，请改用标题等信息或删除该字段。

数字格式

作用与范围： 识别数字并转换为千分位、中文金额大写或英文金额大写，也可以在没有选区时把单个输入数字插入或替换到光标位置。

操作步骤：

1. 要批量处理时，先选中目标文本；需要处理全文时，在窗口中明确选择全文范围。
2. 选择“数字格式”。
3. 选择千分位、中文金额大写或英文金额大写。
4. 核对识别范围和预期后确认。
5. 没有选区时，输入要转换的单个数字并选择插入或替换方式。

结果与撤销： 识别到的数字会被格式化结果替换，或在光标处插入新结果。批量转换前应保留副本，并重点检查日期、编号、版本号和小数，避免把不属于金额的数字误转。

文本框工具

作用与范围： 插入新文本框、统一格式化选中的文本框，或删除文本框外壳但保留其中的文字。可使用侧注、签名、表单填写、无边框等预设，并调整宽高、边框、填充、环绕和锚点。

操作步骤：

1. 新建时把光标放到附近位置；处理已有文本框时先选中目标文本框。
2. 选择“文本框工具”，再选择插入、格式化或“删除文本框但保留文字”。
3. 选择预设，按需要调整宽度、高度、边框、填充和文字环绕。
4. 批量处理时确认窗口显示的目标范围；只有明确选择全文时才处理全文文本框。
5. 确认执行并检查文字顺序和页面布局。

结果与撤销： 删除外壳时会保留文字，但版式、锚点和环绕关系会变化。复杂排版文档应先在少量文本框上试用；结果不合适时立即撤销或恢复快照。

模板字段

作用与范围： 在模板中创建可重复使用的命名字段，例如客户名称、项目编号和日期。支持新建并插入、插入已有字段、同步更新同名字段、删除字段实例，以及定位下一个实例。

操作步骤：

1. 把光标放到字段位置，选择“模板字段”。
2. 新建时填写清晰、唯一的字段名称；可以提供当前值，也可以留空作为待填写占位。
3. 需要重复出现时，从已有字段列表插入同名字段。
4. 修改内容后，使用同步或更新命令统一所有同名实例。
5. 用“定位下一个”逐处检查；删除时先确认是删除当前实例还是相关实例。

结果与撤销： 同名字段可在文档内保持一致。字段名称应表达业务含义，不要把密码、身份证号等敏感信息作为示例值；批量同步或删除前先创建快照。

图片占位｜GUIDE-INSERT-03

• 内容：“模板字段”窗口及文档中的多个同名实例
• 建议标注：字段名称、当前值、插入、同步更新、定位下一个
• 状态：待产品经理补充

复选框

作用与范围： 在光标处或所选各行前插入复选框。可选择普通符号，适合打印；也可选择可点击的内容控件，适合在 Word 中交互勾选。

操作步骤：

1. 单个插入时放置光标；批量插入时选中目标行。
2. 选择“复选框”。
3. 选择普通符号或可点击复选框。
4. 选择未选中、已选中等初始状态。
5. 确认插入，并逐行检查缩进和对齐。

结果与撤销： 普通符号不会响应点击；内容控件可在 Word 中切换状态。打印表单优先使用普通符号，电子填写优先使用内容控件。

插入二维码

作用与范围： 在当前光标位置本地生成二维码。扫码后可显示文字、打开网页、发送邮件、拨打电话、发送短信、连接 Wi-Fi 或保存联系人；不会创建短链，也不上传或跟踪扫码数据。

操作步骤：

1. 把光标放到目标位置，选择“插入二维码”。
2. 选择扫码后的动作，并填写对应内容；插件可能从当前选区或剪贴板提供候选数据，使用前先核对。
3. 选择大小和纠错级别；正式使用前以实际手机扫码测试。
4. 选择“可刷新字段”用于模板和后续更新，或选择“稳定图片”用于打印、转发和固定外观。
5. 如需单独保存素材，勾选保存 PNG 并选择路径。
6. 检查预览和敏感信息提示后确认插入。

结果与撤销： 二维码插入当前光标位置。Wi-Fi 密码、手机号和联系人等可能属于敏感信息，分享前确认使用场景；打印前应在实际尺寸下测试，不要只依赖窗口预览。

插入条形码

作用与范围： 在当前光标位置本地生成条形码。类型包括推荐用于通用编号的 Code 128，以及 EAN-13、EAN-8、ITF-14、Code 39、UPC、JAN、NW-7、CASE 和 JPPOST 等。

操作步骤：

1. 把光标放到目标位置，选择“插入条形码”。
2. 根据编号用途选择条码类型，并输入符合该类型规则的数据。
3. 设置宽度、高度和是否显示条码号。
4. 选择可刷新 Word 字段或稳定图片；部分条码类型只支持字段，窗口会显示提示。
5. 如果当前类型支持，可选择同时保存 PNG。
6. 检查预览，并使用目标扫描设备验证后确认。

结果与撤销： 条形码插入当前光标位置。不同类型对位数、字符和校验位要求不同；出现数据无效提示时不要强行改用外观相似的类型，应先确认业务编码标准。

插入题注

作用与范围： 为选中的图片、表格或公式插入 Word 题注，便于统一编号和后续交叉引用。可以选择标签、填写可选标题并决定题注位置。

操作步骤：

1. 优先选中需要说明的图片、表格或公式；没有选中对象时，题注会插在光标附近。
2. 选择“插入题注”。
3. 选择图、表、公式等标签，填写简短标题。
4. 选择题注位置并确认。
5. 新增、删除或移动对象后，更新文档中的域编号。

结果与撤销： 生成可自动编号的 Word 题注。不要手工修改编号数字；需要改变顺序时调整对象位置并更新域。

插入交叉引用

作用与范围： 在当前光标位置插入指向书签或题注目标的 Word REF 引用，可选择创建可点击的超链接。

操作步骤：

1. 先确保目标题注或书签已经存在。
2. 把光标放到引用位置，选择“插入交叉引用”。
3. 从列表选择目标，并选择是否作为超链接。
4. 确认插入。
5. 文档结构变化后，更新域并再次检查引用。

结果与撤销： 引用会跟随目标编号更新。不要直接把显示出来的编号改成普通文字，否则会失去自动更新能力；目标被删除后，引用可能显示错误。

检查断裂引用

作用与范围： 扫描当前文档中的题注和交叉引用，统计题注数、引用数与断裂引用数，帮助定位目标已删除、书签丢失或域失效的问题。该命令用于检查，不会自动重写正文。

操作步骤：

1. 保存文档并更新一次全部域。
2. 选择“检查断裂引用”。
3. 查看扫描摘要中的题注、引用和断裂数量。
4. 按结果定位问题引用，确认目标题注或书签是否仍然存在。
5. 重新建立目标并插入引用，或删除不再需要的失效引用。
6. 再次运行检查，直到断裂数量符合预期。

结果与撤销： 检查本身不需要撤销；后续人工修复应逐条完成，并在最终发布或生成 PDF 前再运行一次。

常见问题

视频占位｜GUIDE-INSERT-V01

• 标题：插入模板字段、二维码与交叉引用
• 第三方平台：待补充
• 视频链接：待补充
• 建议时长：6 分钟
• 状态：待产品经理补充